先日、外国人のマイナンバーについて取り扱いを掲載しましたが、今回は法定調書のマイナンバーの取り扱いについても確認していきたいと思います。

マイナンバーといえば年末調整や確定申告に必要というのは多く知られており、年末調整に向けて従業員の方から事前にマイナンバーの収集をしている企業も多いのではないでしょうか？
ただ、マイナンバーの収集が必要となるのは年末調整や確定申告だけではありません。作家や画家に対する原稿料や講師の方に支払う講演料等について、同一人物に対するその年中の支払金額が5万円を超える場合には法定調書を提出しなければなりません。この提出する法定調書にもマイナンバーの記載が必要となることから、画家の方や講師の方など、外部の方からマイナンバーを収集しなければなりません。従業員の方やその親族の方のマイナンバーであれば収集がしやすいと思いますが、講師の方など外部の方についてはマイナンバーの提供を受けるのは難しい場合もあるのではないかと思います。実際に、相手から提出を拒否されたり、連絡を取ることができない場合はどのようにしたら良いのでしょうか。この場合の取り扱いについては国税庁の法定調書に関するFAQにおいて、どのように対応すべきかが記載されています。

まず、相手に対して法定調書へのマイナンバーの記載が義務であることを伝え、提供を求めます。
それでも提出をしてもらえない場合には、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておくこととなっています。
経過等の記録がなければ提供を受けているのかどうか判断できず、会社の収集ミスと判断されることもあることから、責任の所在を明らかにするためにも、経過等の記録を取っておくことが必要となります。

法定調書の提出期限が平成29年1月31日となるため、早めの準備をしておいた方が良いでしょう。

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